Voor veel organisaties start het ontwikkelen van e-learning met de volgende vragen: “Eigenlijk willen we al jaren iets met e-learning, maar het komt er steeds niet van.” Of: “We lopen online nog achter en maken nog geen gebruik van e-learning voor het ontwikkelen van onze eigen mensen. Terwijl we vinden dat we hier eigenlijk wel werk van moeten maken.”
Herkenbaar? Je bent niet de enige. Steeds meer organisaties willen e-learning inzetten, bijvoorbeeld voor onboarding, compliance, veiligheid, producttraining of voor het laagdrempig trainen van hun eigen klanten. Zodra dat idee concreter wordt, komt al snel de vraag op tafel: Gaan we zelf e-learning ontwikkelen of besteden we het beter uit?
In deze blog helpen we je bij het maken van deze keuze. Met praktijkvoorbeelden, de voor- en nadelen en een test waarmee je ontdekt wat het beste bij jouw organisatie past. Wil je direct de test maken? Klik hier
Redenen om te kiezen voor het zelf ontwikkelen van e-learning
Bij veel organisaties begint het e-learningavontuur met enthousiasme. Er wordt software aangeschaft en/of er wordt een collega of team aangewezen die “iets met e-learning” gaat doen. Zelf ontwikkelen klinkt logisch: de kennis blijft binnen de organisatie, je houdt grip op de inhoud en je kunt zelf wijzigingen doorvoeren. Bovendien lijkt het allemaal niet zo ingewikkeld en daardoor een voordelige investering.
Dat snappen we heel goed. In de volgende situaties past het om te overwegen om e-learning zelf als organisatie te ontwikkelen:
- Je maakt gebruik van toegankelijke e-learningsoftware en er zijn medewerkers getraind om hier kwalitatieve e-learning mee te maken.
- Je maakt op jaarbasis niet meer dan 3 e-learningmodules van ongeveer 30 minuten per module.
- Er is minimaal één medewerker die e-learning kan ontwikkelen (zowel didactisch als in de tool) en hier structureel tijd voor kan maken, bijvoorbeeld meer dan 20 uur per week.
- Er zit geen haast achter de deadlines van de e-learningonderwerpen. Je kunt zelf de urgentie en deadlines bepalen.
- Er is een beperkt L&D-budget, waardoor je genoodzaakt bent de e-learning zelf te ontwikkelen.
- Er is een beperkt budget om uit te besteden (onder de € 4.000,- per module).
Valkuilen van het zelf doen
Dit klinkt allemaal logisch en haalbaar, maar toch zien we in de praktijk vaak dat het zelf maken van e-learning lastiger is dan gedacht. Zo vertelde een L&D-medewerker ons: “Ik dacht: het maken van e-learning voor onze organisatie kan ik er makkelijk bij doen. Ik had wel iets met e-learning en vind het leuk om creatief bezig te zijn. Maar in de praktijk was het onmogelijk om structureel tijd vrij te maken naast al mijn andere taken en verantwoordelijkheden. Na maanden staat er nu een half-afgemaakte module en het lijkt erop dat deze voorlopig niet afgemaakt kan worden.”
Dit zien we helaas vaker gebeuren. E-learning ontwikkelen is een vak apart. Het er “bij doen” werkt meestal niet.
Een andere valkuil is dat het maken van inhoudelijke e-learning bij de interne kennisexperts, trainers of senior medewerkers wordt gelegd: zij hebben immers veel kennis. Na een korte training in het gebruik van de ontwikkelsoftware is het idee dat ze er klaar voor zijn om e-learning te ontwikkelen.
Maar iemand die goed is in trainen of expert is in een onderwerp, is niet automatisch een goede e-learningontwikkelaar. Mogelijke gevolgen zijn:
- Een ratjetoe aan modules in verschillende stijlen en formats.
- Langdradige e-learningmodules, omdat experts vaak veel te vertellen hebben.
- Experts die geen idee hebben hoe ze hun kennis moeten vertalen naar online leerervaringen.
- Experts die vanaf het begin al in de weerstand schieten en er niet serieus mee aan de slag gaan.
Redenen om te kiezen voor het uitbesteden van e-learning
Kies je voor e-learning uitbesteden, dan koop je expertise in. Je haalt ontwikkelaars in huis die didactiek, creativiteit en techniek combineren.
Situaties die goed passen bij het uitbesteden van e-learning zijn bijvoorbeeld:
- Er is niemand in de organisatie die de expertise heeft om e-learning te ontwikkelen, zowel op het gebied van de tool als de didactische kennis.
- Of de persoon die wel expertise heeft, kan hier structureel geen tijd voor maken.
- Er is de wens om meer dan 8 e-learningmodules per jaar te maken.
- Er zit haast achter de oplevering van bepaalde modules, bijvoorbeeld vanwege certificering of compliance.
- Er is voldoende budget om te investeren in het uitbesteden van e-learning (minimaal € 8.000,- per module).
Valkuilen van het uitbesteden
Uitbesteden betekent niet dat je achterover kunt leunen. Je moet de externe partij nog steeds voeden met inhoud, feedback geven en keuzes maken. Minder intensief dan zelf ontwikkelen, maar je moet wel betrokken blijven.
En besteed je de inhoud volledig uit aan een partij die zegt “inhoudsdeskundig” te zijn, dan loop je het risico dat de aansluiting met jouw organisatie ontbreekt en de content te generiek wordt. Uiteindelijk kent niemand de organisatie beter dan jullie zelf, dus kost ook het uitbesteden zelf tijd.
Heb je al eens nagedacht over hybride uitbesteden?
Veel organisaties denken zwart-wit: of alles zelf doen, of alles uitbesteden. Maar in de praktijk werkt een mengvorm vaak heel goed.
Voorbeelden van hybride oplossingen:
- De inhoud wordt geleverd door interne specialisten die de organisatie kennen en uitgewerkt in een storyboard. De externe partij checkt het storyboard, geeft didactische adviezen en bouwt de module in de ontwikkeltool.
- Het ontwikkelen van grafische onderdelen zoals afbeeldingen, video en interactieve werkvormen wordt uitbesteed, terwijl de inhoud door de organisatie zelf wordt gemaakt.
- Een organisatie maakt tijd vrij voor een medewerker om structureel aan maatwerk e-learning te werken en zorgt dat deze goed getraind en begeleid wordt door een externe partij.
- Er is budget om uit te besteden, bijvoorbeeld tussen de € 4.000,- en € 6.000,- per module.
Waar moet je op letten bij het maken van deze keuze?
Verder kunnen we de volgende overwegingen meegeven bij het maken van de keuze tussen zelf doen, uitbesteden of hybride:
- Schaalbaarheid
Heb je veel terugkerende trainingen (zoals compliance, veiligheid of onboarding)? Dan verdien je een investering in professionele e-learning sneller terug. Maak bijvoorbeeld eens de rekensom over drie jaar in vergelijking met fysieke trainingen. - Didactiek is net zo belangrijk als software
De uitdaging zit in de vertaalslag van inhoud naar leerervaring. Zonder didactische kennis krijg je vaak saaie of veel te lange modules, hoe geavanceerd de ontwikkelsoftware ook is. - Beschikbare capaciteit
E-learning maken kost altijd tijd. De vraag is: van wie koop of reserveer je die tijd? Van je interne team of van een externe partner? Wist je dat de gemiddelde doorlooptijd van een e-learningmodule 2,5 maand is en dat dit gemiddeld 80–100 uur ontwikkeltijd vraagt? - Budget
Zelf ontwikkelen lijkt goedkoper, maar zonder tijd, kennis en focus betaal je vaak de prijs in frustratie en mislukte projecten. Uitbesteden vraagt een investering, maar levert snelheid en kwaliteit op. En heb je een bescheiden budget? Denk dan ook eens aan een hybride model.
Doe de test: wat past het beste bij jou?
Twijfel je nog of jouw organisatie beter af is met zelf e-learning ontwikkelen, e-learning uitbesteden of een hybride aanpak? Doe onze korte test en ontvang direct een advies dat bij jouw situatie past.
